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山东大学继续教育毕业生档案管理工作流程
发布时间:2019-5-20 15:09:28     作者:学生服务中心内

在完成整个教学环节进行毕业工作时,请认真核对毕业生名单,向学校档案馆上交整理完备的毕业生档案。毕业生档案整理要求如下:       

学生个人档案资料整理:

一、毕业生登记表、成绩单1、毕业生申请毕业后需填写自我鉴定,按照要求填写完毕提交后,学习中心(函授站)老师需要在档案管理的自我鉴定审核页填写中心意见和负责人姓名。学习中心(函授站)初审,山大总站终审通过后系统自动加盖准予毕业和学院公章。2、从平台导出所有毕业学生成绩单核对无误后,选择混合打印模式彩色打印。

、档案袋:导出全部毕业生学生信息档案袋标签,将毕业生登记表、成绩单、医学类学生的实习报告装入贴有该生信息的档案袋,粘贴密封条后随毕业证书一起发放,由学生个人交人事相关部门。

做好毕业生档案发放工作,制作毕业证书、档案发放表,确保发放一个毕业证书同时发放一份个人档案,做好发放记录存档工作,以备工作检查。

学校永久存档资料整理:

按照学校档案馆的要求,教学点分层次专升本和高起专(两总卷)、再按照专业和学号的顺序组卷,要求与文件目录一致。

一、文件目录:在平台档案管理中选择需要办理毕业的全部学生,核对无误后打印并将成绩单及学籍卡按文件目录中顺序页码组档。

二、成绩单学籍卡:敦促学生在申请毕业时务必完善学籍卡内容后从平台导出所有毕业学生成绩单学籍卡,选择混合打印模式核对无误后彩色打印。

三、备考表:注明毕业时间、专业、人数、学籍卡和成绩单的总页数,做到与文件目录内容一致,核对无误,立卷人签名或者加盖人名章,审核人加盖学生服务中心主任名章。

 注:1、继续教育档案首页为文件目录,其次为个人成绩单和学籍卡(每个学生成绩单及学籍卡各一份,放在一起),尾页为备考表。除首尾页外,目录内所有成绩单和学籍卡均按照文件目录页号顺序整理,每个学生占2页,例如:档案中第一个学生的页号:成绩单为1,学籍卡为2。2、人数较多的单位每满150人组成一卷。

山东大学继续教育毕业生档案工作流程.docx